회의를 앞두고 어디서부터 준비해야 할지 막막한 경험이 있으신가요? 회의 담당자로서 팀원들의 적극적인 참여를 이끌어내고 실질적인 결과를 만들어내는 것은 쉽지 않은 일입니다. 효율적인 회의는 단순히 사람들을 모아놓고 의견을 나누는 것이 아니라, 철저한 사전 준비와 체계적인 진행 기술이 필요합니다. 오늘은 회의를 성공적으로 이끌기 위한 핵심 기술들을 실무 관점에서 깊이 있게 살펴보겠습니다.
적합한 회의 참석자 구성의 중요성
회의의 성패는 누가 참석하느냐에 따라 결정된다고 해도 과언이 아닙니다. 화장품 회사의 판매 실적 저조 문제를 논의하는 원데이 워크숍을 예로 들어보겠습니다. 이 경우 세일즈 팀, 마케팅 팀, 오프라인 매장 판매 담당자, 온라인 판매 분석 담당자처럼 화장품 판매에 직접적으로 닿아 있는 사람들을 우선적으로 고려해야 합니다. 반면 디자인 팀원이 이 회의에 참석한다면 화장품 판매 실적에 대한 구체적인 의견을 내기 어려울 뿐만 아니라, 해당 팀원 입장에서는 귀중한 업무 시간만 낭비하게 되는 결과를 초래합니다. 실무 현장에서 가장 중요한 것은 참석자의 의사결정권 확인입니다. 단순 이벤트성 회의가 아니라 부서 간 입장이 포함되고 실질적인 결정을 내려야 하는 안건이라면, 각 팀의 팀장급을 포함시킬지 임원급을 참석시킬지, 아니면 실무자만으로 진행할지를 명확히 판단해야 합니다. 더 나아가 실무자와 관리자를 동석시켜야 할지, 어느 유관부서까지 포함시켜야 할지도 회의 주관자가 빠르게 결정해야 할 사항입니다. 참석자 선정에서 반드시 확인해야 할 핵심 질문은 '이 사람이 회의 석상에서 나온 안건에 대해 의사결정권을 가지고 있는가'입니다. 의사결정권이 없는 참석자들만 모여 있다면 아무리 좋은 아이디어가 나와도 결국 다시 상부에 보고하고 재논의해야 하는 비효율이 발생합니다. 따라서 회의 주관자는 해당 안건에 대한 실무 담당자와 최종 결정권자를 적절히 배치하여 회의를 주선해야 합니다. 이것만 확실하게 신경 쓴다면 회의의 절반은 이미 성공했다고 볼 수 있습니다.
| 회의 유형 | 적합한 참석자 | 핵심 확인사항 |
|---|---|---|
| 부서간 협의안건 | 실무자 + 팀장급 | 의사결정권 보유 여부 |
| 전략 수립 워크샵 | 임원급 + 핵심 실무자 | 문제와의 직접 접점 |
| 실무 진행 회의 | 담당 실무자들 | 업무 실행 가능성 |
체계적인 회의 순서와 시간 관리 기술
적합한 참석자를 선정했다면 다음은 회의를 어떻게 진행할지 순서를 정하는 단계입니다. 회의에 들어가서 다짜고짜 "화장품 판매 실적이 저조한 상황에 대해 어떻게 생각하세요?"라고 묻는다면 회의의 목적을 달성하지 못하고 단순한 자유로운 생각 나눔의 장이 될 가능성이 높습니다. 이를 방지하기 위해서는 회의를 단계별로 나누는 것이 필수적입니다. 먼저 화장품 판매 실적 저조의 문제점을 파악하는 단계를 거친 후, 솔루션을 도출하는 단계로 이어가야 합니다. 그리고 발언 순서도 전략적으로 배치해야 하는데, 오프라인 매장 담당자가 먼저 말하고, 이어서 온라인 판매 분석 담당자, 그다음 마케팅 팀원 순으로 진행하는 식입니다. 여기서 주의할 점은 직급이 높은 사람부터 발언하게 하면 직급이 낮은 직원들이 자유로운 의견을 내기 어려워진다는 것입니다. 따라서 가장 주니어 레벨인 사람부터, 혹은 가장 문제와 접점에 있는 사람부터, 또는 성격이 급한 순으로 발언권을 주는 것이 효과적입니다. 발언권을 가지고 순서대로 말하는 방식이 자연스럽지 않게 느껴질 수 있지만, 이 방식은 회의 주제에서 벗어나지 않고 끝없이 겉돌기만 하는 토론에 시간을 낭비하지 않도록 도와줍니다. 예를 들어 이미 설루션 도출 단계에 와 있는데 갑자기 화장품 판매 실적이 저조한 이유에 대한 새로운 아이디어를 무작위로 덧붙이는 것을 방지할 수 있습니다. 시간 관리를 확실하게 하는 방법은 참가자들이 하는 모든 활동에 시간제한을 두는 것입니다. "지금부터 10분 동안 어떻게 하면 판매를 높일 수 있을까에 대해 포스트잇에 최대한 많은 의견을 작성해 주세요. 지금은 질보다는 양이 중요합니다"라고 명확히 안내하면 약간의 강제성이 세팅되어 참여자들이 더욱 효율적으로 생각할 수 있게 됩니다. 워크숍의 모든 타이밍을 타이트하게 세팅하되, "10분 남았습니다", "5분 남았습니다"라고 남은 시간을 알려주면 참여자들이 스스로 시간 관리를 하면서 집중할 수 있습니다. 불필요하게 길어지는 토론을 피하고 정해진 시간 안에 회의를 마무리하는 것이 회의 리더의 핵심 역량입니다.
혼자 그다음 함께하기와 시각화 전략
팀이 동시에 동일한 도전 과제에 대해 협력하게 할 때 아주 유용한 방법이 '혼자 그다음 함께하기'입니다. 자신의 의견을 말로 하는 대신 포스트잇에 먼저 적어보게 하는 것입니다. "우리 화장품이 판매가 잘되려면 어떻게 하면 좋을까요?"하고 바로 솔루션 모드를 시작하는 대신, 참여자들에게 포스트잇과 매직 팬을 주고 5분 동안 서로 대화는 하지 않고 조용히 자신만의 아이디어를 적어보라고 하는 것입니다. 그다음에 순서를 정해서 이야기를 나누거나, 모두가 함께 볼 수 있는 보드판 또는 벽에 포스트잇을 부착해서 그룹 토론을 이어나갈 수 있습니다. 처음에는 이 방식이 이상하게 느껴질 수 있고 자꾸 말을 하고 싶은 욕구가 치밀어 오를 수 있습니다. 하지만 한번 시도해 보면 그룹 시너지가 높아지고, 회사에서 힘이 강한 사람의 의견을 어쩔 수 없이 따르게 되는 침묵 정치를 크게 줄일 수 있습니다. 특히 내향적인 사람이나 주니어 레벨의 팀원에게도 자연스럽게 의견을 꺼내 볼 수 있는 기회를 제공한다는 점이 가장 큰 장점입니다. 혼자 의견을 적는 활동을 할 때 가사가 없는 잔잔한 배경 음악을 틀어 놓으면 어색한 분위기를 풀어주고 참여자가 활동에 조금 더 집중할 수 있도록 도와줄 수 있습니다. 대화를 시각화하는 것도 매우 중요한 기술입니다. 우리가 새로운 정보를 받아들이는 데는 한계가 있기 때문에, 회의에서 진행되는 모든 대화, 모든 데이터, 모든 아이디어들을 눈에 잘 보이도록 시각화하는 것이 필요합니다. 모두가 각자 기록을 하는 대신에, 다 함께 볼 수 있는 화이트보드나 전지 또는 벽에 하나의 공통 기록을 하는 것이 좋습니다. 온라인 회의일 경우에는 미로나 패들렛 같은 원격 협업 도구를 활용해 볼 수 있습니다. 회의가 종료된 이후에 기록된 내용들을 오프라인이라면 사진을 찍고, 온라인이라면 캡처를 해서 팀원들과 공유해야 합니다. 이렇게 하면 오해의 가능성을 줄일 수 있고, 워크숍 안에서 주어진 과제에만 집중할 수 있습니다. 또한 업무의 책임자와 회의의 내용을 명확히 할 수 있어 팀원들 모두가 회의에 대한 동일한 이해도를 가질 수 있습니다. 재차 확인하거나 추가로 회의를 해야 하는 불필요한 절차를 없앨 수 있습니다. 주차장 만들기 기술도 활용해 볼 만합니다. 회의하는 장소 어딘가에 주차장이라는 임의의 공간을 만들어 놓고, 주제에서 벗어난 의견이 나왔을 때 "네 의견 감사합니다. 우리가 한번 제대로 이야기 나눠볼 만한 아주 중요한 내용을 짚어 주신 것 같아요. 하지만 오늘 주제인 화장품 판매 증진 방안이라는 범위에서는 조금 벗어나는 것 같습니다. 그러니까 지금 이 의견은 주차장에 잠시 주차를 해 두고, 저희가 하고 있던 논의가 다 끝나면 다시 다루어도 될까요?"라고 말하는 것입니다. 이때 의견을 내신 분이 민망해하거나 기분이 상하지 않도록 이야기를 잘하는 것이 중요합니다. 회의 마지막에는 주차장에 파킹해 두었던 모든 아이디어들에 대해서 반드시 시간을 할애해야 참여자들이 나중에 다시 이야기를 나누자는 말을 믿고 협조할 수 있습니다. 회의의 마지막에서는 제대로 매듭짓기가 필수적입니다. 회의가 끝난 후 다음 단계가 무엇인지 결정하고 마무리해야 하며, 명확한 다음 단계 혹은 그 일을 리드해 나갈 담당자가 꼭 정해져 있어야 합니다. 이런 결정을 내리는 데 도움이 되는 방법으로 투표가 있는데, 제한된 모든 의견에 대해 일일이 묻지 말고 그 모든 의견이 적힌 포스트잇에 대해 익명으로 투표하도록 하면 회의에 참여한 모두가 각 의견의 중요도와 우선순위를 한눈에 확인할 수 있고, 이를 바탕으로 최종 결정 역시 수월하게 내릴 수 있습니다. 효율적인 회의는 철저한 사전 준비와 체계적인 진행 기술이 결합되어야 만들어집니다. 특히 적합한 참석자 구성은 회의 성공의 절반을 차지하는 핵심 요소입니다. 의사결정권을 가진 적절한 인원을 선정하고, 단계별 순서를 명확히 하며, 시각화와 시간 관리를 통해 회의를 진행한다면 팀원들로부터 긍정적인 피드백을 받을 수 있을 것입니다.
자주 묻는 질문 (FAQ)
Q. 회의 참석자를 선정할 때 가장 우선적으로 고려해야 할 기준은 무엇인가요?
A. 가장 중요한 기준은 해당 안건에 대한 '의사결정권'과 '문제와의 직접 접점'입니다. 실질적인 결정을 내릴 수 있는 권한을 가진 사람과 문제 상황을 가장 잘 알고 있는 실무자를 함께 참석시켜야 회의 후 즉각적인 실행이 가능합니다. 단순히 직급이 높다고 해서 모든 회의에 참석시키는 것보다, 해당 안건에 실질적으로 기여할 수 있는 사람을 선별하는 것이 효율적입니다.
Q. 회의 중 주제에서 벗어난 의견이 계속 나올 때 어떻게 대응해야 하나요?
A. '주차장' 기술을 활용하는 것이 효과적입니다. 별도의 공간이나 보드에 '주차장'을 만들어두고, 벗어난 의견을 정중하게 인정하면서 "중요한 의견이지만 오늘 주제에서는 조금 벗어나니 주차장에 보관해두고 회의 마지막에 다시 논의하겠습니다"라고 안내하세요. 단, 회의 마지막에 반드시 주차장의 내용을 다뤄야 다음 회의에서도 참여자들의 신뢰를 얻을 수 있습니다.
Q. 내향적인 팀원들의 참여를 이끌어내기 위한 구체적인 방법은 무엇인가요?
A. '혼자 그다음 함께하기' 방식을 활용하세요. 먼저 5~10분간 개인이 조용히 포스트잇에 자신의 의견을 작성하게 한 후, 이를 공유하는 방식으로 진행하면 내향적인 팀원도 부담 없이 의견을 낼 수 있습니다. 또한 발언 순서를 정할 때 주니어 레벨이나 조용한 성격의 팀원부터 시작하여 시니어 레벨로 올라가는 순서로 배치하면 직급 압박 없이 자유로운 의견 개진이 가능합니다.
--- [출처] 영상 제목/채널명: https://www.youtube.com/watch?v=OiC-EvgNHg0